privacyverklaring
1. Inleiding
Stichting Verwey Museum Haarlem biedt verschillende diensten aan en neemt deze ook af. Voor het goed functioneren van deze diensten is het nodig om persoonsgegevens c.q. informatie over diverse relaties te verzamelen en (tijdelijk) op te slaan. Verwey Museum Haarlem zorgt ervoor dat deze persoonsgegevens zorgvuldig en in lijn met de wet- en regelgeving worden verzameld, gebruikt en verwijderd, en is wettelijk verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens, die worden verkregen via aanmelding, overeenkomsten, website en social media. Verwey Museum Haarlem hecht er belang aan dat zijn dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is. In dat kader vindt Verwey Museum Haarlem het belangrijk dat duidelijk is welke persoonsgegevens Verwey Museum Haarlem verzamelt, hoe met deze gegevens wordt omgegaan, voor welke doeleinden ze gebruikt worden en hoe de privacyrechten worden uitoefenen. In deze privacyverklaring wordt dit nader omschreven.
2. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die bij jou als persoon horen, bijvoorbeeld wie je bent, waar je woont of hoe je eruit ziet. Denk bijvoorbeeld aan je naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en voor medewerkers/ vrijwilligers een profielfoto. Verwey Museum Haarlem verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je zelf diensten aan ons levert. Voorbeelden van diensten zijn:
• Je bent vrijwilliger bij Verwey Museum Haarlem;
• Je bent vriend of donateur van Verwey Museum Haarlem;
• Je bent bezoeker van Verwey Museum Haarlem;
• Je bent (contactpersoon namens) een relatie van Verwey Museum Haarlem. Bijvoorbeeld bij levering/afname diensten waaronder groepsbezoeken/evenementen, bruikleengever/-nemer, Museumvereniging, Stichting Museumkaart, Stichting Vrijwilligers Centrum Haarlem.
3. Doel en grondslag
Verwey Museum Haarlem verwerkt je persoonsgegevens voor onder andere de volgende doelen:
– Je te kunnen bellen, e-mailen, post te bezorgen of te bezoeken indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren/aanbieden of voor medewerkers/ vrijwilligers diensten van derden te kunnen afnemen;
– Beheer van het vrijwilligerswerk, waaronder: toezending baliebrief, roosters en “smoelenboek” vrijwilligers;
– Aanbieden van aan vrijwilligerswerk gerelateerde taken, activiteiten, bijeenkomsten en evenementen;
– Administratie van vrienden en donateurs van Verwey Museum Haarlem en hieraan gerelateerde activiteiten, bijeenkomsten en evenementen;
– Verzenden van onze nieuwsbrief aan geïnteresseerden;
– Bedanken voor vrijwilligersinzet, donatie of andere geleverde diensten;
– Afhandelen van betalingen.
Aan het eind van dit privacyreglement is nader uitgewerkt welke persoonsgegevens voor wie worden geregistreerd en met welk doel.
Verwey Museum Haarlem verwerkt ook persoonsgegevens als het hier wettelijk toe verplicht is, zoals gegevens die nodig zijn voor de belastingaangifte.
4. Bewaartermijn
Verwey Museum Haarlem bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Gegevens van onze vrijwilliger, vrienden/donateurs en relaties worden bewaard tot één jaar na beëindiging van de relatie. Als door deze contacten wordt aangegeven nieuwsberichten van het museum te willen blijven ontvangen, worden naam (inclusief aanhef) en e-mailadres bewaard.
In enkele gevallen (belasting) zijn wij wettelijk verplicht een termijn van 10 jaar aan te houden.
5. Delen met derden
Verwey Museum Haarlem verkoopt persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou.
Verwey Museum Haarlem kan geanonimiseerde gegevens verstrekken aan de aan Verwey Museum Haarlem gerelateerde instanties, waaronder subsidiegevers. Het delen van persoonsgegevens met andere partijen is soms verplicht op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak, bijvoorbeeld bij de opsporing van strafbare feiten of in verband met toezichthoudende taken.
Als wij persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hierboven genoemd gaan gebruiken, vragen wij van te voren om toestemming.
6. Cookies, of vergelijkbare technieken
Verwey Museum Haarlem gebruikt alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kan Verwey Museum Haarlem hiermee zijn website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
7. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Onze diensten en website hebben niet de intentie bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens te verzamelen. Als je ervan overtuigd bent dat Verwey Museum Haarlem zonder toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld, neem dan contact met ons op via e-mail, dan verwijderen wij deze informatie.
8. Beveiliging
Persoonsgegevens worden alleen verzameld en gebruikt als dit wettelijk is toegestaan. Verwey Museum Haarlem neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Medewerkers van Verwey Museum Haarlem hebben alleen toegang tot persoonsgegevens als dit noodzakelijk is om hun werk te doen.
Verwey Museum Haarlem maakt afspraken over de beveiliging van persoonsgegevens die bij een externe partij worden verwerkt. Als Verwey Museum Haarlem voor zijn diensten een externe partij inschakelt om voor ons persoonsgegevens te verwerken, dan zorgt Verwey Museum Haarlem ervoor dat deze partij ook aan onze beveiligingseisen voldoet. Dit doet Verwey Museum Haarlem door van het sluiten van een zogeheten ‘verwerkersovereenkomst’ waarin onder meer afspraken worden vastgelegd over de te nemen beveiligingsmaatregelen en over het gebruik van persoonsgegevens. Verwey Museum Haarlem blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via e-mail
9. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Verwey Museum Haarlem en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waar wij over beschikken in een computerbestand naar jou, of een ander door jou genoemde organisatie, te sturen.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen via e-mail.
Dit geldt ook voor foto’s en video’s gemaakt in het museum.
We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Verwey Museum Haarlem wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigen privacyverklaring
Verwey Museum Haarlem behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Wij raden je aan om de privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Je vindt de datum van de laatste aanpassingen onderaan deze privacyverklaring.
11. Verantwoordelijkheid, vragen en contactgegevens
Stichting Verwey Museum Haarlem, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Heb je vragen over onze privacyverklaring, dan kun je deze richten aan Peter Verbrugge, Functionaris Gegevensbescherming van Stichting Verwey Museum Haarlem. Hij is te bereiken via e-mail. Contactgegevens: Verwey Museum Haarlem, Groot Heiligland 47, 2011 EP Haarlem, 023 542 24 27, e-mail .
Verwerkingsdoelen:
1. Contact opnemen indien nodig om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren/aanbieden of diensten van derden te kunnen afnemen;
2. Beheer van het vrijwilligerswerk, waaronder: toezending baliebrief, rooster en smoelenboek;
3. Aanbieden van aan vrijwilligerswerk gerelateerde taken, activiteiten, bijeenkomsten en evenementen;
4. Administratie van Vrienden MH en donateurs en hieraan gerelateerde activiteiten, bijeenkomsten en evenementen;
5. Verzenden van onze nieuwsbrief;
6. Bedanken voor vrijwilligersinzet, donatie of andere geleverde diensten;
7. Afhandelen van betalingen;
8. Gebruik voor management- en statische doeleinden en om een completer beeld te krijgen van bijvoorbeeld bezoekers, vrijwilligers, vrienden en donateurs (alleen geanonimiseerde gegevens).
* o.b.v. vrijwilligheid
** Je bent (contactpersoon namens) een relatie van Verwey Museum Haarlem. Bijvoorbeeld bij levering/afname diensten waaronder groepsbezoeken/evenementen, bruikleengever.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 oktober 2022.